Politique de confidentialité

1. Qu’est-ce que i-Hub?

i-Hub S.A. (ci-après, « i-Hub ») est une société établie au Grand-Duché de Luxembourg et agréée en tant que professionnel du secteur financier (PSF de support).

i-Hub offre une solution innovante qui gère en continu la maintenance et la revue des documents et des données nécessaires au contrôle et à l’identification des clients de professionnels tels que des banques, assureurs, fonds d’investissement, sociétés de gestion, cabinets d’avocats (ci-après, les « Relations d’Affaires ») dans le cadre d’obligations légales et règlementaires de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (y compris les sanctions financières internationales et embargos) et de reporting fiscal (Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) et OCDE Common Reporting Standard (CRS)).

Dans le cadre de ses services, i-Hub est amenée à gérer et conserver ces documents et données concernant des clients existants de Relations d’Affaires ou concernant des personnes ayant effectué des démarches pour devenir clients (ci-après, les « Documents et Données »), ces clients ou clients potentiels pouvant être des individus comme des entités légales.

La solution d’i-Hub permet à la fois le stockage électronique et les vérifications régulières de l’exactitude et de la validité de ces Documents et Données ainsi que leur partage entre Relations d’Affaires.

Vous profitant également en tant que client ou futur client d’une ou de plusieurs Relation d’Affaires et/ou en tant qu’utilisateur d’i-Hub, i-Hub vous permet d’accéder à www.i-hub.com ou à https://user.i-hub.com (ci-après, les « Sites Internet ») pour vérifier et mettre à jour les Documents et Données vous concernant (ou concernant la personne que vous représentez) et les partager avec vos Relations d’Affaires.

2. Qui sont les Relations d’Affaires?

Les Relations d’Affaires sont des sociétés réglementées comme des banques, des assureurs (ou d’autres acteurs du secteur financier ou du secteur des assurances), des acteurs du secteur des fonds d’investissement (notamment des sociétés de gestion ou agents de transfert), des cabinets d’avocats ou d’autres professionnels soumis à des obligations légales et réglementaires de contrôle et d’identification de leurs clients dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (y compris les sanctions financières internationales et embargos), du reporting fiscal (FACTA et CRS).  

Les Relations d’Affaires avec lesquelles vos Documents et Données peuvent être partagés sont clientes d’i-Hub (et donc soumises à des obligations contractuelles concernant ce partage) et ont avec vous ou avec la personne que vous représentez une relation contractuelle ou pré-contractuelle. De plus, les Relations d’Affaires sont soumises à des obligations légales de secret professionnel ou de confidentialité.

3. Qui est concerné par cette Politique de Confidentialité?

Les Documents et Données contenant des données à caractère personnel, la présente Politique de Confidentialité vise à vous fournir, en tant que personne concernée par la collecte et le traitement de ces données personnelles, l’ensemble des informations requises par la loi. A ce titre, il est important d’établir une distinction entre les personnes suivantes qui peuvent utiliser les Sites i-Hub :

• Vous êtes un « Client Final » si vous avez pris des mesures pour devenir client ou vous êtes déjà client auprès d’une Relation d’Affaires (en ayant un compte dans une banque par exemple) qui a demandé à i-Hub de traiter ses documents et ses données.
• Vous êtes un « Utilisateur Autorisé » si vous êtes habilité à accéder aux Sites i-Hub au nom et pour le compte d’une « Entité Légale », celle-ci étant définie comme une entité légale (une société ou une fiducie par exemple) qui a pris des mesures pour devenir cliente ou qui est déjà cliente d’une Relation d’Affaires qui a demandé à i-Hub de traiter les Documents et Données de cette entité. Les individus liés à une Entité Légale (comme par exemple, leur représentant légal, bénéficiaire effectif, actionnaires) sont définis comme des « Individus Liés » dont les traitements de données sont décrits dans la Politique de Confidentialité Individus Liés à une Entité Légale.    
• Vous êtes un « Représentant Légal » si vous êtes un individu qui accède aux Sites i-Hub au nom et pour le compte d’un Client Final qui est un individu (p. ex. parce que cet individu est un mineur non émancipé ou est autrement juridiquement incapable). 

Le Client Final, le Représentant Légal et l’Utilisateur Autorisé sont ci-après collectivement dénommés « Utilisateurs » et sont concernés par la présente Politique de Confidentialité.

Si vous êtes un Utilisateur Autorisé:

• les références à vos « Relations d’Affaires » et à vos « Documents et Données » dans cette Politique de Confidentialité sont à comprendre respectivement comme les Relations d’Affaires de votre Entité Légale et les Documents et Données de votre Entité Légale (qui peuvent toutefois contenir des données personnelles vous concernant mais dont le traitement par i-Hub est décrit dans la Politique de Confidentialité Individus Liés à une Entité Légale qui vous est également applicable); et
• les passages relatifs au partage des Documents et Données dans la présente Politique de Confidentialité ne vous sont pas applicables.

Si vous êtes un Représentant Légal, les références à vos « Relations d’Affaires » et à vos « Documents et Données » dans cette Politique de Confidentialité sont à comprendre respectivement comme les Relations d’Affaires du Client Final que vous représentez et les Documents et Données de ce Client Final (qui peuvent toutefois contenir des données personnelles vous concernant). 

4. Quand est-ce que vos Relations d’Affaires sont responsables du traitement de vos données personnelles?

Vos Relations d’Affaires sont responsables des traitements de données entrepris pour ajouter les Documents et Données sur la solution d’i-Hub, le stockage et les vérifications régulières de la validité et de l’exactitude des Documents et Données ainsi que de l’utilisation faite par vos Relations d’Affaires de ces Documents et Données suite au partage. Veuillez vous référer à l’avis de protection des données de vos Relations d’Affaires normalement accessible sur leur site Internet ou contacter vos Relations d’Affaires si vous souhaitez en savoir davantage sur les traitements effectués par vos Relations d’Affaires en tant que responsables du traitement.

5. Quand est-ce qu’i-Hub est responsable du traitement de vos données personnelles?

i-Hub est responsable des traitements de vos données personnelles liés:

• au partage de vos  Documents et Données avec vos Relations d’Affaires dans le cadre des Sites i-Hub dans la mesure où vous avez consenti à ce partage. Le partage des Documents et Données implique la centralisation (préalable et nécessaire au partage) de ces Documents et Données par i-Hub;
• à votre inscription sur les Sites Internet. vous permettant d’accéder et d’ajouter des Documents et Données ou d’effectuer toute autre action réalisable sur les Sites Internet;
• au support téléphonique et services de mailing (à des fins non commerciales)proposés par i-Hub.

6. Informations sur le partage des Documents et Données entre les Relations dAffaires

Quelle est la base juridique du partage? Votre consentement au partage, que vous pouvez choisir ou non de donner. 

Quelles sont les catégories de données partagées? Des données comprenant : (1) des informations d’identification (par ex. prénom, nom, adresse, , date et pays de naissance, sexe, état civil, nationalité, profession, résidence fiscale, carte d’identité, numéro de passeport, NIF); (2) les données personnelles contenues dans les documents permettant à vos Relations d’Affaires de remplir leurs obligations légales et réglementaires citées au point 1 de cette Politique de Confidentialité (1. Qu’est-ce que i-Hub?), tels que par exemple, un justificatif d’adresse, un certificat de résidence fiscale, un document d’auto-certification fiscale, un spécimen de signature, une délégation de pouvoirs, une pièce d’identité ou document équivalent.

Quelles sont les sources de données partagées? (1) vous-même lorsque vous transmettrez les Documents et Données à i-Hub (2) Vos Relations d’Affaires.

Quels sont les objectifs du partage? (1) Simplifier votre entrée et maintien en relation d’affaires avec vos Relations d’Affaires qui recevront les Documents et Données; (2) vous permettre de fournir les Documents et Données obligatoires à un seul point de contact, i-Hub ; (3) les Données et Documents les plus récents seront validés par i-Hub et seront potentiellement partagés à vos Relations d’Affaires, vous évitant ainsi de devoir le faire pour chacune de vos Relations d’Affaires, i.e. pièce d’identité, certificat de résidence, etc.

Avec qui les données seront partagées? (1) Vos Relations d’Affaires actuelles et futures et, le cas échéant, à certains de leurs sous-traitants ; (2) le partage s’étendra ainsi à vos Relations d’Affaires qui deviendraient clientes d’i-Hub après que vous ayez donné votre consentement. En tant qu’Utilisateur, vous pourrez à tout moment visualiser sur les Sites Internet, les noms des Relations d’Affaires avec lesquelles les Documents et Données sont partagées; (3) les autorités compétentes uniquement dans le cas où i-Hub y serait tenue par la loi ou en vertu d’une décision exécutoire d’une autorité ou juridiction compétente; (4) les prestataires de services d’i-Hub (par exemple les prestataires informatiques, de scannage), qui sont soumis à des obligations de confidentialité et seulement dans la mesure où ils requièrent ces informations pour fournir leur services; (5) le cas échéant, les Relations d’Affaires de l’Entité Légale à laquelle vous êtes lié(e) si vous avez d’autres rôles que celui de Client Final sur i-Hub (comme décrit ci-dessous).

Que se passe-t-il si je suis Client Final et suis également un Individu Lié à une Entité Légale présente sur i-Hub (par exemple, je suis dirigeant ou bénéficiaire effectif d’une société présente sur i-Hub)? Il convient de distinguer deux situations: (1) vous avez consenti, en tant que Client final, au partage de vos données :  en cas de mise à jour de vos Documents et Données sur la solution d’i-Hub pour une Relation d’Affaires, vos Documents et Données mis à jour seront partagés à toutes les Relations d’affaires avec lesquelles vous avez une relation directe (en tant que Client Final). Ce partage peut s’étendre aussi aux autres rôles que vous pourriez avoir vis-à-vis d’autres relations d’affaires.. Par exemple, vous mettez à jour votre pièce d’identité dans le cadre d’une relation d’affaires avec votre banque (vous êtes titulaire de compte bancaire). Si vous avez consenti au partage, cette pièce d’identité pourra alors être partagée sur le rôle de Directeur ou de Bénéficiaire effectif que vous pourriez avoir sur une Entité qui a une relation d’affaires avec une autre banque. Ce partage interviendra seulement dans la mesure où le document ou la donnée est nécessaire pour un rôle donné; (2) en cas de mise à jour de vos Documents et Données sur i-Hub pour une Relation d’Affaires pour un vos rôles, vos Documents et Données mis à jour pour un de vos rôles (par exemple Client Final) pourront être propagés et utilisés par cette même Relation d’Affaires pour tous les rôles que vous avez auprès d’elle (dirigeant de société, bénéficiaire effectif…), sur la base juridique de l’intérêt légitime et donc sans que vous ayez à consentir séparément à cette propagation.

Que se passe-t-il si je suis représentant légal d’un Individu Lié à une Entité Légale présente sur i-Hub ?

La réponse à la question précédente est applicable à ce cas-ci également (voir explication question**).

Quelle est la durée de conservation des données? Les Documents et Données ne seront plus partagés si vous retirez votre consentement ou lorsque le dernier dossier vous concernant tenu auprès d’i-Hub par vos Relations d’Affaires sera clôturé.

Est-ce qu’il est possible de retirer son consentement au partage? Oui, vous pouvez retirer votre consentement au partage des Documents et Données à tout moment. Ce retrait n’affectera toutefois pas la licéité du traitement effectué préalablement au retrait.

7. Informations sur les autres traitements de i-Hub en tant que responsable du traitement

Traitement de données	Activation du dossier et autres actions de l’Utilisateur sur i-Hub	Support téléphonique et service de mailing
Catégories de données traitées	Des données comprenant : 1. Des informations d’identification personnelles (par ex. prénom, nom). 2. Des données d’identification électronique (par ex. adresse de courrier électronique, adresse IP, identifiants de connexion).	1. Données d’enregistrements téléphoniques. 2. Toute donnée nécessaire pour assurer le support (p. ex : nom, prénom, date de naissance…) et toute donnée que vous fournissez au service de support dans le cadre de votre requête. 3. Les données nécessaires pour les services de mailing dont l’adresse (électronique et physique), le fax et votre nom.
Source des données	1. Vos Relations d’Affaires.  2. Vous-même.	1. Vous-même. 2. La base de données de i-Hub.
Base juridique	Exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou, pour les Représentants Légaux et Utilisateurs Autorisés, l’intérêt légitime de i-Hub.	L’intérêt légitime de i-Hub et, concernant les enregistrements téléphoniques, également la collecte des données afin de fournir la preuve d’une communication commerciale.
Objectifs du traitement	Offrir à l’Utilisateur la possibilité d’accéder aux Sites Internet et aux Documents et Données et à effectuer toute autre action réalisable sur les Sites i-Hub.	1. Permettre aux Utilisateurs de contacter un service de support afin de lui soumettre une requête. Permettre le suivi et le traitement de cette requête. 2. Permettre d’assurer un service de mailing visant l’information et la prise de contact avec les Utilisateurs.
Catégories de destinataires des données	1.Vos Relations d’Affaires (par exemple lorsque vous ajouter des Documents et Données sur les Sites i-Hub). 2. Les autorités compétentes uniquement dans le cas où i-Hub y serait tenue par la loi ou en vertu d’une décision exécutoire d’une autorité ou juridiction compétente. 3. Les prestataires de services d’i-Hub (par exemple les prestataires informatiques, de scannage ou de call center).	1. Les prestataires de services d’i-Hub. 2. Les autorités compétentes uniquement dans le cas où i-Hub y serait tenue par la loi ou en vertu d’une décision exécutoire d’une autorité ou juridiction compétente.
Durée de conservation des données	Pendant la durée où votre dossier est actif et 10 ans après sa clôture (dans la mesure du nécessaire).

8. Quels sont vos droits en ce qui concerne les traitements effectués par i-Hub en tant que responsable du traitement?

Vous avez le droit d’obtenir d’i-Hub une confirmation quant à la question de savoir si vos données personnelles sont ou non traitées et, le cas échéant, d’accéder aux données personnelles et aux informations essentielles concernant le traitement de vos données personnelles.

Vous avez également le droit de faire rectifier les données personnelles inexactes vous concernant et, à certaines conditions, de les faire effacer.

Vous avez le droit d’obtenir d’i-Hub, dans la mesure où cette dernière est le responsable du traitement de vos données personnelles, une restriction du traitement, de vous opposer au traitement et le droit à la portabilité des données lorsque les conditions établies dans le Règlement général sur la protection des données (ou RGPD) s’appliquent.

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données du Luxembourg, la Commission nationale pour la protection des données via son site internet : https://cnpd.public.lu/en.html, ou de l’autorité de protection des données dans l’État membre de l’UE où vous avez votre résidence habituelle.

9. Comment contacter i-Hub?

Vous pouvez exercer vos droits en utilisant le formulaire dédié disponible sur www.i-hub.com ou en envoyant une demande par lettre ou par e-mail à i-Hub :

i-Hub S.A.

À l’attention du Délégué à la Protection des Données

208, rue de Noertzange

L-3670 Kayl

E-mail : dpo@i-hub.com.

10. Modifications apportées à la présente Politique de Confidentialité

i-Hub peut modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment. i-Hub notifiera une telle modification par un message sur les Sites Internet. Il est recommandé de consulter régulièrement la présente Politique de Confidentialité.