FAQ

i-Hub est une filiale du groupe POST Luxembourg basé à Kayl (Grand Duché de Luxembourg), son objectif est de faciliter les échanges administratifs entre les prestataires de services financiers, juridiques et administratifs (banques, assurances, notaires, sociétés de gestion, etc.) et leur clients particuliers et professionnels, en mettant à leur disposition un dossier numérique gratuit et sécurisé grâce auquel ils peuvent gérer leurs documents d’identification nécessaires à l’exécution des obligations légales et réglementaires des prestataires de services.

Que vous soyez particulier ou professionnel, l’inscription sur la plateforme i-Hub ainsi que son utilisation sont entièrement gratuites.

i-Hub est le partenaire choisi par de nombreux prestataires de services financiers, juridiques et administratifs afin de faciliter la collecte, la validation et la maintenance des documents d’identification nécessaires à vos échanges administratifs. Nous centralisons de manière sécurisée l’ensemble des informations susceptibles de vous être réclamées par vos prestataires de services financiers, juridiques et administratifs à chacun de vos échanges administratifs. En d’autres termes, un gain de temps pour vous!

Une fois connecté à votre dossier numérique, cliquez sur votre profil affiché en haut à droite puis sur « Paramètres

Dès la phase d’inscription sur i-Hub, vous avez la possibilité de vous connecter avec l’un des dispositifs Luxtrust (Token, App Mobile et SmartCard) en votre possession. Si par la suite vous souhaitez modifier le dispositif Luxtrust initialement choisi, rendez-vous tout simplement dans les paramètres de votre profil.

Seuls les clients de nos partenaires peuvent obtenir un code d’activation pour se connecter sur i-Hub et ainsi bénéficier d’un accès à leur dossier personnel numérique. Si votre Banque fait partie des partenaires d’i-Hub, elle va certainement vous communiquer votre code d’activation dans un deuxième temps. En cas de question, veuillez vous adresser directement à votre gestionnaire de votre Banque.

Si vous avez choisi de vous inscrire via Luxtrust, contactez les directement via www.luxtrust.com.

Si vous avez choisi un nom d’utilisateur et un mot de passe, cliquez sur « J’ai oublié mes identifiants de connexion » pour les réinitialiser. Après avoir cliqué sur « J’ai oublié mon mot de passe » et indiqué votre adresse e-mail. Vous recevrez un e-mail avec un lien (durée de validité : 2 heures) vous permettant de lancer la procédure de réinitialisation.

Si vous avez oublié votre identifiant, cliquez sur « J’ai oublié mon identifiant ». Indiquez l’adresse e-mail utilisée lors de votre inscription. Un e-mail vous sera envoyé automatiquement avec votre identifiant.

Les actions réalisées dans votre dossier vous sont notifiées dans le « Centre de notifications ». Cliquez sur la cloche qui se situe en haut à droite afin d’y consulter les informations.

Une fois dans votre dossier numérique, rendez-vous dans l’onglet « Mes documents / Documents » puis laissez-vous guider par les instructions affichées sur l’écran.

i-Hub stocke de manière sécurisée l’ensemble des documents utiles à vos échanges administratifs, Il s’agira (sans que cette liste soit limitative) pour un utilisateur en son propre nom, de sa carte d’identité, son passeport, son certificat de résidence, etc. Pour un utilisateur autorisé d’une entreprise, Il s’agira (sans que cette liste soit limitative) des statuts coordonnées, d’un extrait du registre du commerce, d’une liste de signataires autorisés, la déclaration du/des bénéficiaire(s) effectif(s), etc.

Premièrement, rendez-vous dans l’onglet « Mes données / Données professionnelles », faites vos modifications dans la section « Adresse de résidence / Adresse du siège social » puis sauver. Ensuite, cliquez sur votre profil affiché en haut à droite puis sur « Paramètres », dans la section « Mes données de contact », faites les modifications adéquates. Procédez de même dans la section « Mes rôles / Rôles » pour les contrats qui le nécessitent. Si besoin, i-Hub vous demandera alors d’attacher les documents justificatifs afin de vérifier et valider les informations ainsi modifiées.

i-Hub vous informe automatiquement en cas d’activités sur votre dossier numérique. Si certaines notifications n’ont qu’un rôle informatif (p.ex.: nouvelle entrée en relation, document arrivant bientôt à expiration…), d’autres en revanche nécessitent une action de votre part (p.ex.: un document est arrivé à expiration, un document est illisible…). Connectez-vous alors à votre dossier et suivez les instructions affichées sur le tableau de bord. Vous aurez toujours la possibilité de retrouver l’ensemble des notifications reçues dans votre Centre de notifications en cliquant sur la cloche.

i-Hub offre un niveau élevé de sécurité et de confidentialité grâce une procédure d’authentification forte et un chiffrage individuel de vos informations. Celles-ci sont stockées sur des serveurs situés au Luxembourg et protégées par des procédures anti-intrusion. La sécurité étant l’affaire de tous, vous ne devez communiquer vos identifiants de connexion à personne.

En aucun cas i-Hub et ses partenaires ne vous demanderont votre mot de passe par e-mail, téléphone ou courrier.

I-Hub ne vous demandera jamais des informations relatives à la tenue de vos comptes auprès de votre/vos banque(s). Contactez-nous rapidement à dpo@i-hub.com.

Vos données personnelles et documents ou les données et documents de l’entreprise que vous représentez sont contrôlés dans un premier temps par nos équipes de spécialistes (Indexation, exactitude des données par rapport aux documents officiels, lisibilité du document, validité du document, etc).

Après vérification, seuls les prestataires de services avec lesquels vous avez une relation d’affaires auront la possibilité de les consulter. Retrouvez la liste de vos relations d’affaires sous l’onglet « Mes relations / Relations ».

Seuls les prestataires de services autorisés par la Loi et sous réserve de respecter des conditions strictes de sécurité quant au transfert de données peuvent consulter vos données. Parmi ces prestataires de services, seuls les partenaires d’i-Hub sont autorisés à y accéder et exclusivement ceux avec lesquels vous avez une relation d’affaires.

Enfin, seules les données définies dans la Loi et nécessaires à un prestataire de services pour se conformer à ses obligations légales peuvent être transférées et consultées par lesdits prestataires de services.

I-Hub conserve vos données, en tout sécurité et conformément à l’une des deux règles suivantes :

• Le respect du délai de conservation minimale tel que défini dans les Lois en vigueur,
• Les instructions données par vos relations d’affaires afin de se mettre en conformité avec des dispositions légales qui leur seraient applicables.

En aucun cas, i-Hub ne collecte, n’utilise et ne revend vos informations à des fins de marketing et de prospection commerciale. Pour plus d’information, consultez notre Politique de confidentialité.

La plupart de vos relations d’affaires (banques, assurances, gestionnaires d’actifs, etc.) externalisent certains des processus liés à leurs services. Elles informent leurs clients par le biais de leur « notice de protection des données », dans laquelle elles mentionnent les personnes avec lesquelles elles peuvent partager vos données personnelles. À ce stade, ils n’ont pas besoin de votre consentement pour souscrire aux services d’i-Hub et migrer vos données vers nous, car il s’agit d’une externalisation pure et simple autorisée par les régulateurs. Votre consentement ne sera requis, conformément aux règles du RGPD, que si vous acceptez de partager vos données au sein d’i-Hub avec vos autres relations d’affaires, ce qui est facultatif et requière votre consentement.

Certaines banques ont mandaté i-Hub pour effectuer des vérifications suite aux mises à jour effectuées par leur clients (vous). Pour faciliter l’accès à i-Hub, certaines banques ont décidé d’intégrer l’accès à votre dossier i-Hub dans leur propre application bancaire. Ceci vous permet donc de gérer facilement les information et documents de votre dossier i-Hub depuis vos applications bancaires préférées et de partager vos informations avec toutes vos relations d’affaires pour autant qu’elles soient clientes d’i-Hub le cas échéant.

Non, la banque qui ouvre dans sa propre application bancaire l’accès à votre dossier i-Hub ne recevra que les informations qui la concerne et pour sa relation d’affaires avec vous. Les informations que vous pouvez gérer dans ces écrans et qui concernent vos autres relations d’affaires ne sont pas rendues disponibles à la banque qui héberge les écrans i-Hub. Il y a donc malgré le fait que les écrans soient intégrés dans une application propriétaire de la banque une stricte confidentialité de vos relations d’affaires. L’avantage de cette technologie, vous l’avez compris réside dans le fait de pourvoir gérer votre dossier i-Hub sans devoir vous reconnecter et vous ré-identifier directement auprès d’i-Hub. C’est un confort supplémentaire sans compromettre la sécurité d’accès et la confidentialité à vos informations.

Le partage de vos informations vous permet de simplifier les mises à jour de données et documents de manière digitale et centralisée avec plusieurs de vos relations d’affaires. Ainsi, vous évitez les répétitions et permettez à vos relations d’affaires de bénéficier des informations les plus à jour vous concernant. Le partage évite à vos relations d’affaires (Banques, Assureurs, etc.) de vous contacter dans le futur pour vous demander les mêmes informations. Par exemple, si une de vos relations d’affaires vous demande une copie de votre nouvelle carte d’identité car l’ancienne a expiré, en chargeant la nouvelle copie sur le portail, vos autres relations d’affaires pourront recevoir aussi la copie de votre nouvelle carte d’identité.

Non, le partage est une possibilité et non une obligation. Seul, vous et vous seul pouvez décider de partager ou non.

Si vous êtes un client de BGL BNP Paribas et à la fois de POST Finance et/ou Spuerkeess, depuis 2023 vous avez la possibilité de donner votre accord au partage via l’émulation du portail i-Hub disponible sous l’onglet « Mes données » dans le Webbanking de BGL BNP Paribas. Si vous êtes client de Spuerkeess ou de POST Finance, les liens vers le portail i-Hub depuis S-net et Eboo seront disponibles courant 2024.

Il vous suffit d’aller dans « Paramètres » et de sélectionner la case « Partage activé ». L’action de sélectionner cette option, activera le partage de vos informations avec vos relations d’affaires existantes et futures afin de faciliter les échanges de manière digitale et centralisée.

Votre consentement au partage peut être retiré à tout moment. Conformément à la loi, le partage des documents et données qui a eu lieu avant d’exercer ce retrait restera toutefois licite. Les relations d’affaires peuvent ainsi conserver les données et documents reçus avant la date de retrait de votre consentement. Pour plus d’informations, notamment sur vos droits concernant le traitement de vos données personnelles (accès, modification, suppression), nous vous invitons à consulter notre Politique de Confidentialité. Vous pouvez revenir sur votre choix à tout moment et instantanément. Il vous suffit d’aller dans « Paramètres » et de sélectionner la case « Partage désactivé ». L’action de sélectionner cette option, désactivera le partage de vos informations avec vos relations d’affaires existantes et futures et ce pour tous vos rôles dans i-Hub. Vous pourrez continuer à faire vos mises à jour mais de façon séparée pour chacune de vos relations d’affaires.

Oui, c’est tout à fait normal car l’onglet « Mes données » vous redirige vers le portail d’i-Hub, dans les systèmes propres à i-hub, pour lequel vous avez lors de la première connexion accepter les conditions d’utilisation.

Comme il s’agît du portail d’i-Hub, même s’il est intégré aux couleurs de BGL BNP Paribas, vous y retrouvez de manière centralisée, les dossiers de toutes vos relations d’affaires qui sont clientes d’i-Hub.

Bien entendu, BGL BNP Paribas n’a pas accès aux informations des dossiers de vos autres relations d’affaires. Quand vous accédez à l’onglet « Mes données » dans le Webbanking de BGL BNP Paribas, vous êtes redirigés vers le système informatique d’i-Hub qui est totalement ségrégué de celui de BGL BNP Paribas.

Si vous avez aussi une relation d’affaire avec la Spuerkeess et/ou POST Finance, vous pourrez mettre à jour vos informations qui seront automatiquement transmises à celles-ci et uniquement à celles-ci en toute sécurité et confidentialité.

Partage non activé

Si vous n’avez pas activé le partage de vos informations, vous devrez les charger trois fois de suite. En effet, i-Hub respecte strictement les principes du RGPD qui obligent à récolter votre consentement au partage pour effectuer celui-ci et empêchent le partage si votre consentement n’a pas été récolté.

Partage activé

Si vous avez activé le partage de vos informations, les menus vous permettront de faire des mises à jour centralisées et communes à vos relations d’affaires. Par exemple, si vous avez des relations d’affaires avec BGL BNP Paribas, Spuerkeess et POST Finance, vous pourrez charger une seule fois votre nouvelle copie de carte d’identité qui sera validée par les équipes d’i-Hub et ensuite mise à disposition aux trois relations d’affaires.

Vos relations d’affaires actuelles et futures, qui sont clientes d’i-Hub sont des sociétés réglementées (principalement des banques, assureurs, fonds d’investissements, cabinets d’avocats) :

(1) qui sont soumises à des obligations de contrôle et d’identification de leurs clients liées à la lutte contre le blanchiment ou le financement du terrorisme (y compris les sanctions financières internationales et embargos) et de reporting fiscal (Foreign Account Tax Compliance Act (FACTA) et OCDE Common Reporting Standard (CRS));

(2) qui ont signé un contrat avec i-Hub;

(3) qui ont une relation contractuelle ou précontractuelle avec :

* vous (car vous y êtes client(e) ou avez entrepris des démarches pour devenir client(e))

* la personne morale auprès de laquelle vous exercez un rôle, (par exemple, un rôle de dirigeant, de bénéficiaire effectif, de mandataire, etc.) et qui figure dans la plateforme i-Hub.

Les données et documents habituellement requis pour entrer et maintenir une relation avec des sociétés réglementées et soumises à des obligations de contrôle et d’identification de leurs clients. Ces données et documents sont décrits dans notre Politique de confidentialité et dans nos Conditions d’utilisation. Typiquement, les données et documents partagés seront les informations d’identification. Par exemple : prénom, nom, adresse, date et pays de naissance, genre, état civil, nationalité, profession, résidence fiscale, Numéro d’Identification Fiscal, les cartes d’identités, passeport et preuve de domiciliation.

A l’inverse, les données et documents qui ne seront pas partagés seront toutes données relatives à vos contrats avec vos relations d’affaires (par exemple, les contrats de prêt immobilier auprès de vos banques).

Si vous n’avez pas activé le partage de vos informations, i-Hub agissant en tant que sous-traitant, c’est auprès de vos relations d’affaires que vous devez faire une demande d’exercice de vos droits.

En cas d’activation au partage de vos informations, ce partage est assuré par i-Hub S.A. qui est responsable du traitement centralisé de vos données personnelles. C’est donc à i-hub que vous pouvez vous adresser pour exercer vos droits via le formulaire dédié et disponible dans le i-Hub « Help Center ».