Datenschutzrichtlinie Personen, die einer Juristischen Person Nahestehen

1. Was ist i-Hub?

i‑Hub S.A. (im Folgenden „i‑Hub“) ist ein im Großherzogtum Luxemburg ansässiges Unternehmen, das als Unterstützender Gewerbetreibender des Finanzsektors zugelassen ist.

i‑Hub bietet Geschäftskunden wie Banken, Versicherern, Investmentfonds, Verwaltungsgesellschaften und Anwaltskanzleien (im Folgenden „Geschäftsbeziehungen“) eine innovative Lösung zur laufenden Verwaltung und Überprüfung der erforderlichen Dokumente und Daten für die Kontrolle und Identifizierung ihrer Kunden im Rahmen der gesetzlichen und regulatorischen Pflichten zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (einschließlich internationaler Finanzsanktionen und Embargos) sowie der Steuerberichterstattung (Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) und Common Reporting Standard (CRS) der OECD).

Im Rahmen seiner Dienste verwaltet und speichert i‑Hub diese Dokumente und Daten (im Folgenden „Dokumente und Daten“) über Bestandskunden der Geschäftsbeziehungen oder über Personen, die entsprechende Schritte unternommen haben, um Kunden bei den Geschäftsbeziehungen zu werden, wobei es sich bei diesen Kunden oder potenziellen Kunden um natürliche oder juristische Personen handeln kann.

Die Lösung von i‑Hub ermöglicht sowohl die elektronische Speicherung als auch die regelmäßige Überprüfung der Richtigkeit und Gültigkeit dieser Dokumente und Daten sowie deren Weitergabe unter Geschäftsbeziehungen.

2. Was sind Geschäftsbeziehungen?

Geschäftsbeziehungen sind regulierte Unternehmen wie Banken, Versicherer (oder andere Akteure des Finanz- oder Versicherungssektors), Akteure des Investmentfondssektors (insbesondere Verwaltungsgesellschaften oder Übertragungsstellen), Anwaltskanzleien oder andere Fachleute, die im Rahmen der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (einschließlich internationaler Finanzsanktionen und Embargos) sowie der Steuerberichterstattung (FACTA und CRS) gesetzlichen und regulatorischen Pflichten bezüglich der Kontrolle und Identifizierung ihrer Kunden unterliegen. 

Die Geschäftsbeziehungen, an die die Dokumente und Daten weitergegeben werden können, (i) sind Kunden von i‑Hub und daher bezüglich der Weitergabe an Vertragspflichten gebunden und (ii) stehen in einer vertraglichen oder vorvertraglichen Beziehung mit der juristischen Person (im Folgenden „juristische Person“), der Sie nahestehen (z. B. weil Sie ein wirtschaftlicher Eigentümer, Geschäftsführer, Zeichnungsberechtigter usw. sind). Darüber hinaus sind die Geschäftsbeziehungen gesetzlich zur Wahrung des Berufsgeheimnisses oder zur Vertraulichkeit verpflichtet.

3. Wen betrifft diese Datenschutzrichtlinie?

Diese Datenschutzerklärung betrifft Sie als „nahestehende Person“, denn aufgrund Ihrer Verbindung zu einer juristischen Person erheben und verarbeiten i-Hub und die Geschäftsbeziehungen Ihre in den Dokumenten und Daten enthaltenen personenbezogenen Daten.  

In dieser Datenschutzrichtlinie wird die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beschrieben, die aufgrund Ihrer Eigenschaft als nahestehende Person erfolgt. Wenn die juristische Person Sie ermächtigt, in ihrem Namen und für ihre Rechnung auf die i‑Hub-Dienste zuzugreifen, sind Sie eine nahestehende Person, die als „autorisierter Nutzer“ handelt; in diesem Fall betrifft Sie auch die Datenschutzrichtlinie für Endkunden. Wenn Sie ausschließlich oder gleichzeitig ein Endkunde und/oder ein gesetzlicher Vertreter im Sinne der Datenschutzrichtlinie für Endkunden sind, beachten Sie bitte ebenjene.

4. Für welche Datenverarbeitung sind Geschäftsbeziehungen verantwortlich?

Geschäftsbeziehungen sind für die Datenverarbeitung verantwortlich, die erforderlich ist, um die Dokumente und Daten in der i‑Hub-Lösung hinzuzufügen, für die Speicherung und regelmäßige Überprüfung der Gültigkeit und Richtigkeit der Dokumente und Daten sowie für die Nutzung der weitergegebenen Dokumente und Daten durch die Geschäftsbeziehungen. Bitte beachten Sie die Datenschutzhinweise der Geschäftsbeziehungen, die in der Regel auf deren Website zu finden sind, oder wenden Sie sich an die Geschäftsbeziehungen, wenn Sie mehr über die Verarbeitung erfahren möchten, die diese als Verantwortliche durchführen.

5. Für welche Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist i-Hub verantwortlich?

i‑Hub ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten in Zusammenhang mit

• der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten, wenn diese in den Dokumenten und Daten Ihrer juristischen Person enthalten sind, welche im Rahmen der i‑Hub-Dienste an die Geschäftsbeziehungen der juristischen Person weitergegeben werden. Die Weitergabe von Dokumenten und Daten setzt die zentrale Erfassung dieser Dokumente und Daten durch i‑Hub voraus (notwendige Voraussetzung der Weitergabe);
• der Übertragung der Daten von einer Ihrer Rollen als nahestehende Person (z. B. Geschäftsführer eines Unternehmens) auf eine andere Ihrer Rollen als nahestehende Person (z. B. als wirtschaftlicher Eigentümer eines Unternehmens) im Rahmen derselben Geschäftsbeziehung (z. B. mit der Bank Ihres Unternehmens) im Falle einer Aktualisierung der Dokumente und Daten für diese Geschäftsbeziehung.

Daten‑ verarbeitung	Weitergabe von Dokumenten und Daten an Geschäftsbeziehungen Ihrer juristischen Person	Übertragung der Daten zwischen Ihren verschiedenen Rollen als nahestehende Person bei der Datenaktualisierung
Kategorien der Personen, die einer juristischen Person nahestehen	Zum Beispiel: Verwaltungsratsmitglieder, gesetzliche Vertreter, Geschäftsführer, Delegierte für die alltägliche Geschäftsführung, Gesellschafter, Aktionäre, Nominees, Konkursverwalter, wirtschaftliche Eigentümer oder – bei Trusts oder Treuhandschaften – Treugeber, Begünstigte, Treuhänder oder zur Absicherung bestimmte Dritte (tiers protecteurs), Zeichnungsberechtigte, autorisierte Nutzer usw.
Kategorien der verarbeiteten Daten	Je nach Ihrer Verbindung zu der juristischen Person: (1) Identifizierungsdaten (z. B. Vorname, Nachname, Adresse, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, steuerlicher Wohnsitz); (2) amtliche Identifizierungsdaten (z. B. Personalausweis, Reisepassnummer, TIN, Adressnachweis); (3) Angaben über Ihre Verbindung zu der juristischen Person (z. B. Ihre Rolle und ggf. das Datum Ihrer Ernennung und bei wirtschaftlichen Eigentümern die Art und der Prozentsatz der Beteiligung und die Einkommensquellen); (4) sonstige personenbezogene Daten, die in den Dokumenten enthalten sein können, welche es den Geschäftsbeziehungen Ihrer juristischen Person ermöglichen, ihre unter Punkt 1 dieser Datenschutzrichtlinie genannten gesetzlichen und regulatorischen Pflichten zu erfüllen (z. B. Erklärung über den wirtschaftlichen Eigentümer, Handelsregisterauszüge, steuerliche Selbstauskunft, Organigramm, Delegation von Befugnissen)
Datenquelle	1. Die Geschäftsbeziehungen Ihrer juristischen Person 2. Öffentliche Quellen, wie öffentlich zugängliche Informationen im Internet, Überwachungslisten offizieller Organisationen (z. B. bezüglich politisch exponierter Personen), Informationen aus amtlichen Unternehmensregistern oder kommerziellen Datenbanken wie Screening‑ und Überwachungslisten 3. Die juristische Person, der Sie nahestehen	1. Die Geschäftsbeziehung Ihrer juristischen Person 2. Öffentliche Quellen 3. Ihre juristische Person
Rechts‑ grundlage	Berechtigte Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie Dritter
Verarbeitungs‑ zwecke	1. Vereinfachung der Aufnahme und Aufrechterhaltung der Zusammenarbeit zwischen Ihrer juristischen Person und deren Geschäftsbeziehungen 2. Leichtere Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Pflichten für die Geschäftsbeziehungen und Ihre juristische Person
Kategorien der Daten‑ empfänger	1. Die derzeitigen und künftigen Geschäftsbeziehungen Ihrer juristischen Person und ggf. bestimmte Unterauftragnehmer dieser Geschäftsbeziehungen. Bitte wenden Sie sich an i‑Hub, um Auskunft über die Datenempfänger zu erhalten  2. Die zuständigen Behörden (nur wenn i‑Hub gesetzlich oder aufgrund einer vollstreckbaren Entscheidung einer zuständigen Behörde oder eines zuständigen Gerichts dazu verpflichtet ist) 3. Die zu Vertraulichkeit verpflichteten Dienstleister von i‑Hub (z. B. IT- und Scandienstleister), soweit sie die betreffenden Informationen für die Erbringung ihrer Dienstleistungen benötigen	1. Die Geschäftsbeziehung Ihrer juristischen Person, für die die Daten aktualisiert werden 2. Die zuständigen Behörden (nur wenn i‑Hub gesetzlich oder aufgrund einer vollstreckbaren Entscheidung einer zuständigen Behörde oder eines zuständigen Gerichts dazu verpflichtet ist) 3. Die Dienstleister von i‑Hub
Dauer der Daten‑ speicherung	Die Weitergabe der Daten endet, wenn Ihre juristische Person ihre Zustimmung zur Weitergabe widerruft oder wenn das letzte Dossier geschlossen wird, das die Geschäftsbeziehungen auf i‑Hub über diese juristische Person führen.	Die Übertragung endet, wenn das letzte Dossier geschlossen wird, das die Geschäftsbeziehungen auf i‑Hub über Ihre juristische Person führen.

6. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf die Verarbeitung, die i-Hub als Verantwortlicher durchführt?

Sie haben das Recht, von i‑Hub eine Bestätigung zu erhalten, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden oder nicht, und das Recht, ggf. Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und die wesentlichen Aspekte ihrer Verarbeitung zu erhalten.

Sie haben auch das Recht, unrichtige personenbezogene Daten berichtigen und unter bestimmten Bedingungen löschen zu lassen.

Sie haben das Recht, von i‑Hub eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, sofern i-Hub für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist, und das Recht auf Datenübertragbarkeit, wenn die in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) festgelegten Bedingungen zutreffen. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auch widersprechen, wenn Sie dafür Gründe nennen können, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Sie haben das Recht, bei der luxemburgischen Datenschutzbehörde, der Commission nationale pour la protection des données, über deren Website https://cnpd.public.lu/de.html oder bei der Datenschutzbehörde im EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts eine Beschwerde einzulegen.

7. Wie kann ich i-Hub kontaktieren?

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie das entsprechende Formular auf www.i-hub.com nutzen oder indem Sie i‑Hub postalisch oder per E-Mail eine entsprechende Anfrage senden:

i‑Hub S.A.

Zu Händen des Datenschutzbeauftragten

208, rue de Noertzange

L-3670 Kayl

E-Mail: dpo@i-hub.com.

8. Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie

i‑Hub kann diese Datenschutzrichtlinie jederzeit ändern. Eine solche Änderung gibt i‑Hub durch eine Mitteilung auf den Websites bekannt. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig zu überprüfen.